Pois é, aprenda a fugir do que atrapalha sua produtividade no dia a dia em alguns simples e eficientes passos.
Recentemente li um livro que fez a diferença no meu dia a dia e está continuamente me ajudando a tomar decisões mais assertivas para minha vida.
O livro se chama “7 Habits of Highly Effective People” do autor Stephen R. Covey. É um bestseller de mais de 25 anos, mas extremamente atual. Como o título do livro cita, o autor descreve e sugere uma vida pautada por princípios, e os baseia em 7 hábitos que ajudam a seguir tais princípios que você deseja. É muito interessante e extremamente útil e aplicável.
O que mais me impressionou, porem, foi uma simples matriz para planejamento de atividades e rotinas diárias, a fim de aumentar a eficiência de uma pessoa. Produzindo mais, controlando melhor o tempo, o investimentos e a vida.
Quero compartilhar esta matriz, pois é algo que por si só já será muito útil para você, sua família e até mesmo para sua empresa.
O ponto principal é o mantra “FAÇA ALGUMA COISA”. Chega de ficar parado e reclamando da vida. Tome uma atitude. Cada minuto que você está sentado olhando o Facebook, não está tomando medidas para ficar mais perto de seus sonhos.
E planeje suas atitudes para atingir tais sonhos e objetivos. Não basta sair fazendo. É preciso ter um plano. Cada ação precisa ser tomada em seu devido momento para que você possa se aproximar mais e mais de onde quer chegar.
Think big, but take one step at a time.
Neste ponto planejamento de comunicação é um espelho da vida. Veja onde quer chegar, imponha metas, planeje, aja e avalie os resultados para melhorar sempre.
Bom, a matriz funciona assim:
No início de cada semana, escreva uma matriz dois-por-dois em uma folha de papel em branco (como na imagem abaixo), onde um lado diz “urgente” e “sem urgência” e do outro lado da matriz diz “importante” e “sem importância“. Então, escreva todas as coisas que quer que sejam feitas essa semana.
Este quadrante é o que mais nos estressa e pressiona no dia a dia. Estas tarefas provavelmente vão aparecer e terão que ser feitas. Dead lines, reuniões urgentes, problemas familiares ou imprevistos. Apagar incêndio é tudo relativo a este quadrante. Estas são as crises que surgem.
Estas são as coisas que importam a longo prazo, mas não trarão benefícios tangíveis nesta semana ou até mesmo neste ano. São coisas que sabemos que precisamos fazer, mas provavelmente iremos empurrar para um “momento mais tranquilo”.
É, por exemplo, ter um almoço com um contato importante ou cliente. Batalhar na construção de um relacionamento. É fazer um curso sobre uma área que te interessou, mas que nunca achou tempo ou força para fazer. É se exercitar para ter uma melhor qualidade de vida a longo prazo e não ser pego na urgência médica. São planejamentos de longo prazo.
O quadrante 3 é provavelmente a maior razão pela qual nosso dia não rende mais e não somos mais bem sucedidos no longo prazo. Estas tarefas lotam nosso tempo hoje, mas, quando olhamos para trás vemos que foram perda de tempo. Não agregaram nada e poderiam ter sido evitadas. Estas são as interrupções que acontecem, como chamadas telefônicas.
São reuniões mal planejadas que absorvem nosso tempo, mas que temos que participar porque já aceitamos o convite. Estas são atividades que, na hora, dizemos a nós mesmos que temos que fazer, mas, se parássemos pra pensar, perceberíamos que não são tão importantes.
As atividades deste quadrante são as coisas que fazemos porque nos sentimos como se estivéssemos cansados e precisando de uma pausa. Assistir um programa de TV sem sentido, que não acrescenta nada, no final do dia. É a verificação e reverificação Facebook e Twitter durante o dia, porque achamos que podemos perder algo. É fazer uma boquinha sem pensar, mesmo sem estar com fome.
Priorizamos estas coisas no momento e, obviamente, obtemos algum prazer com elas, mas não são urgentes nem importantes. No entanto, ficaríamos surpresos com o tempo que perdemos durante a semana nessas tarefas. Policie-se!
Temos que – tanto quanto podemos – eliminar as atividades do quadrante 4 (sem urgência e não importantes). Diga não ao Facebook. Desligue-o. Redes sociais comem nosso tempo com farinha. Mark Zuckerberg construiu um império de bilhões de dólares encima de nossa incapacidade de nos afastarmos das coisas do quadrante 4.
Precisamos também restringir severamente as atividades do quadrante 3 (urgente e sem importância). A maioria de nós não percebe o quanto destas atividades fazemos todos os dias e achamos que são importantes, quando na verdade não são. Com uma melhor consciência e planejamento, podemos realmente diminuir estas interrupções. Imponha momentos adequados, no final do dia por exemplo, para que se afastar de suas atividades mais importantes para ajudar a solucionar algum pedido de ajuda que aconteceu no meio do dia. Ou ainda, aprenda a dizer mais “NÃO”. Não posso. Agora não. Você não estará sendo indelicado com ninguém.
A coisa mais importante que podemos e devemos fazer na vida, relativa a esta matriz, é investir mais em atividades do quadrante 2 (sem urgência – importante) a cada dia. Pelo menos 10% do nosso dia deve ser dedicado a estas atividades. Uma vez que consigamos dominar esta matriz e aplicá-la no dia a dia, podemos buscar margens ideais de 30% de investimento do tempo do dia neste quadrante.
É importante alertar! Sementes precisam de tempo pra germinar. E investir em atividades do quadrante 2 é a mesma coisa. Não imagine que terá flores na primeira semana, mês ou até mesmo no primeiro ano. No entanto, se formos perseverantes, tornando tais atividades parte de nossa rotina regular, com certeza vamos nos surpreender com os resultados em um ano ou mais a partir de agora.
Você será mais eficiente no seu dia a dia. Oportunidades irão aparecer. Conexões serão feitas. Relações poderosas irão florescer. Tudo porque investimos tempo, 8 meses atrás, para chamar um velho amigo ou contato – ou talvez porque fomos para uma conferência que estávamos realmente interessados.
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